DSGVO-GDPR -

Datenschutzerklärung Bewerbungsverfahren gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Gültig für Bewerber (m/w/d) der Dr. Eberl MBE-Komponenten GmbH (nachfolgend als „Verantwortlicher“ bezeichnet). Mit den nachfolgenden Informationen gem. Art. 12 ff. DSGVO geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens durch uns und Ihre Rechte aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach dem individuellen Ablauf des Bewerbungsverfahrens. Falls Sie minderjährig sind (Bewerber unter 18 Jahren) erklären Sie mit Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung, dass Ihre Eltern Ihrer Bewerbung zugestimmt haben.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Dr. Eberl MBE-Komponenten GmbH
Josef-Beyerle-Str. 18/1
71263 Weil der Stadt
Deutschland
Telefon: +49 7033 6937-0
Fax: +49 7033 6937-290
E-Mail: info@mbe-components.com
Internet: www.mbe-komponenten.de

2. Datenschutzbeauftragter des Verantwortlichen

Christian Schwinge
Ingenieurbüro Frahm GmbH
Kurze Straße 30
70794 Filderstadt
Deutschland
Telefon: +49 711 7737676-0
E-Mail: christian.schwinge@ibfrahm.de

3. Daten und Datenquellen

a) Quellen Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die Sie uns über ein Profil bei einem beruflichen Social Media Netzwerk (z. B. XING, LinkedIn, StepStone, etc.) zugänglich gemacht haben oder die wir aus anderen von Ihnen öffentlich zugänglich gemachten Quellen zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen (z. B. Internetseite mit Bewerbung, etc.).

b) Kategorien von personenbezogenen Daten Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens können folgende personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen: Adress- und Kommunikationsdaten (Anrede, Vorname, Name, Adresse, Telefon, E-Mail-Adresse, andere Kontaktdaten), Personenstammdaten (Geburtsdatum/-ort, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Geschäftsfähigkeit, Foto), sowie Angaben zur beruflichen Qualifikation, Schulausbildung und beruflichen Weiterbildung, Führerscheine und Fahrzeugklassen, Aufenthaltsstatus bzw. Arbeitserlaubnis. Darüber hinaus werden weitere personenbezogene Daten verarbeitet, die Sie uns mitgeteilt haben (Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Führungszeugnis, Fragebögen, Interviews, bisherige Tätigkeiten) oder berufsbezogene Informationen, die wir aus von Ihnen öffentlichen zugänglich gemachten Quellen gewonnen haben (z. B. berufliche Social Media Netzwerke, Internetseite mit Bewerbung, etc.). Sofern im Bewerbungsschreiben oder im Laufe des Bewerbungsverfahrens durch Sie freiwillig mitgeteilt, findet auch die Verarbeitung besondere Kategorien personenbezogener Daten (wie Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit, Grad der Behinderung) statt. Insbesondere durch persönliche, telefonische oder schriftliche Kontakte, durch Sie oder vom Verantwortlichen initiiert, entstehen weitere personenbezogene Daten. Dazu gehören z. B. Informationen über den Kontaktkanal, Datum, Anlass und Ergebnis, (elektronische) Kopien des Schriftverkehrs sowie Gesprächsprotokolle.

4. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten die unter 3. genannten personenbezogenen Daten für den Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

a) Für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 i. V. m. Abs. 8 BDSG) Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir gemäß § 26 Abs. 1 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag ergebenden Rechte und Pflichten erforderlich ist.

Wir dürfen Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung unter Verwendung der Daten kontaktieren, die Sie uns mitgeteilt haben.

b) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG) Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe von Daten in der Unternehmensgruppe) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Eine Übersicht zum Status der von Ihnen erteilten Einwilligungen können Sie jederzeit bei uns anfordern.

c) Aufgrund Ihrer Einwilligung für besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG) Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten) beruht auf Ihrer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG, soweit nicht gesetzliche Erlaubnistatbestände wie Art. 9 Abs. 2 lit. b i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG einschlägig sind.

d) Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Artikel 6 Abs.1 lit. c DSGVO i. V. m. § 26 BDSG) Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber bzgl. Steuer- und Sozialversicherungsrecht zu erfüllen. Auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG gehört dazu auch die Verarbeitung besonderer personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO, soweit dies zur Ausübung von rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber Krankenkassen, Erfassung der Schwerbehinderung zur Gewährung von Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Die Verarbeitung von Gesundheitsdaten kann auch zur Beurteilung der Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h i.V.m. § 22 Abs. 1 lit b BDSG erforderlich sein.

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben, insbesondere nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) ist der Verantwortliche verpflichtet, über mehrere Jahre geschäftliche Unterlagen und Daten aufzubewahren und zu speichern. Darüber hinaus werden zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und zur Sicherstellung der Informationssicherheit alle Zugriffe auf die Kommunikationssysteme protokolliert, gespeichert und bei Bedarf ausgewertet. Bei einer Offenlegung aus Gründen des Datenschutzes, der Informationsfreiheit oder anderer Gesetze, Gerichtsverfahren oder Ermittlungen durch Aufsichtsbehörden, müssen Mitarbeiter davon ausgehen, dass E-Mails, SMS, Sprachnachrichten oder andere elektronische Kommunikation von Dritten abgerufen, gelesen, angehört oder offengelegt werden können, wenn sie für die untersuchten Fragen relevant sind.

e) Zur Wahrung der berechtigten Interessen (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) Zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten kann die weitere Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten zu folgenden Zwecken erforderlich sein:

Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren
Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
Abgleich mit den sog. EU-Terrorlisten gem. der europäischen Antiterrorverordnung 2580/2001 und 881/2002 zur Sicherstellung, dass keine Gelder oder sonstige wirtschaftliche Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden
Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
Videoüberwachungen zur Sammlung von Beweismitteln bei Straftaten
Maßnahmen zur Gebäude- und Bürosicherheit
Risikosteuerung in der Unternehmensgruppe
Eigene statistischen Zwecke mit anonymisierten Daten
Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs: Die bei der Nutzung der IT-Systeme, E-Mail-, Internet-, und Telefoniedienste anfallenden personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nicht zu einer Leistungs- und Verhaltenskontrolle verwendet. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs der E-Mail-/Internet-Dienste ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen. Die erfassten Protokoll- und Verbindungsdaten werden ausschließlich zum Zweck der Abrechnung der Internet-Nutzung, der Gewährleistung der Systemsicherheit, der Abwehr und/oder Analyse von Cyberkriminalität, der Steuerung der Lastverteilung im Netz und Optimierung des Netzes, der Analyse und Korrektur von technischen Fehlern und Störungen, Missbrauchskontrolle und bei Verdacht auf Straftaten verwendet. Die Verarbeitung der gespeicherten personenbezogenen Daten wird mit Ausnahme der von der gesetzlich vorgeschriebenen Archivierung erfassten Daten nach ca. 6 Monaten eingeschränkt. Die Daten sind nur noch Bestandteil der Langzeitarchivierung.

5. Empfänger der Daten

Innerhalb des Verantwortlichen erhalten diejenigen Personen und Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese für die Entscheidungsfindung und zur Erfüllung unserer (vor-)vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Sollten wir Ihnen keine zu besetzende Stelle anbieten können, jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sein, dass Ihre Bewerbung eventuell für zukünftige Stellen innerhalb der Unternehmensgruppe interessant sein könnte, werden wir Ihre persönlichen Bewerbungsdaten an andere mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, sofern hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Verantwortlichen ist zunächst zu beachten, dass wir Informationen über Sie nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben und/oder von uns beauftragte Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes garantieren und dies zur Begründung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:

Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
Auftragsverarbeiter, an die wir zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens personenbezogene Daten übermitteln. Im Einzelnen: Anbieter von Bewerbermanagementsystemen, Unterstützung/Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Compliance-Services, Datenvernichtung, Research, Risikocontrolling, Webseitenmanagement inkl. Hostprovider.

Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

6. Datenübermittlung in Drittländer oder an internationale Organisation

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

7. Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Dies gilt nicht, sofern gesetzliche Bestimmungen der Löschung entgegenstehen oder die weitere Speicherung zu Zwecken der Beweisführung zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist (Verjährungsfristen können nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt) oder Sie in eine längere Speicherung eingewilligt haben. Sollten wir Ihnen keine zu besetzende Stelle anbieten können, jedoch aufgrund Ihres Profils der Ansicht sein, dass Ihre Bewerbung eventuell für zukünftige Stellenangebote interessant sein könnte, werden wir Ihre persönlichen Bewerbungsdaten 24 Monate lang in unserer Bewerberdatenbank verarbeiten, sofern hierzu Ihre Einwilligung vorliegt.

8. Datenschutzrechte der betroffenen Person

Als Bewerber (m/w/d) bei uns haben Sie je nach Situation im Einzelfall folgende Datenschutzrechte, zu deren Ausübung Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit kontaktieren können:

a) Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten sowie Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten und/oder Kopien dieser Daten zu verlangen. Dies schließt Auskünfte über den Zweck der Nutzung, die Kategorie der genutzten Daten, deren Empfänger und Zugriffsberechtigte sowie, falls möglich, die geplante Dauer der Datenspeicherung oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer, ein. Es gelten die Einschränkungen des § 34 BDSG.

b) Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender, unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten (auch mittels einer ergänzenden Erklärung) zu verlangen.

c) Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Wir sind sodann verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig
Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor
Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet
Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem wir unterliegen. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erfordert oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist Es gelten die Einschränkungen des § 35 BDSG.

d) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

die Richtigkeit der personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird, und zwar für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen
die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen
wir die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen
Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber den Ihrigen überwiegen. Wurde die Verarbeitung eingeschränkt, so dürfen diese personenbezogenen Daten (von ihrer Speicherung abgesehen) nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden. Haben Sie eine Einschränkung der Verarbeitung erwirkt, werden wir Sie unterrichten, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

e) Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Sie haben das Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.

f) Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) Soweit die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten aufgrund von Art. 6 Abs 1 lit. e und lit. f DSGVO erfolgt, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

g) Recht auf Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Hierzu können Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten jederzeit unter den oben genannten Daten kontaktieren.

h) Recht auf Beschwerde (Art. 13 Abs. 2 lit. d DSGVO und Artikel 77 DSGVO i. V. m § 19 BDSG) Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen Ihrer Bewerbung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Eignungsbeurteilung erforderlich sind. Ohne diese Daten können wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen und auch keine Entscheidung über die Begründung des Beschäftigungs-verhältnisses treffen.

10. Automatisierte Entscheidung (einschließl. Profiling)

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Das heißt, die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung.

Stand: April 2025

Applicable for applicants (m/f/d) of Dr. Eberl MBE-Komponenten GmbH (hereinafter referred to as the “controller“). With the following information pursuant to Art. 12 et seq. GDPR we will provide an overview of our processing of your personal data in line with the application procedure and your rights from the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and the Federal Data Protection Act (FDPA). The individual course of the application procedure shall be decisive for the data to be processed in detail and the manner they are used. If you are a minor (applicants under the age of 18), by taking note of the data protection declaration, you declare that your parents have approved your application.

1. Controller for data processing

Dr. Eberl MBE-Komponenten GmbH
Josef-Beyerle-Str. 18/1
71263 Weil der Stadt
Germany
Telephone: +49 7033 6937-0
Fax: +49 7033 6937-290
E-mail: info@mbe-components.com
Internet: www.mbe-komponenten.de

2. Data protection officer of the controller

Christian Schwinge
Ingenieurbüro Frahm GmbH
Kurze Straße 30
70794 Filderstadt
Germany
Telephone: +49 711 7737676-0
E-mail: christian.schwinge@ibfrahm.de

3. Data and data sources

a) Sources We process personal data provided by you in line with the application procedure. Moreover, we process personal data you have made accessible to us via a profile in a professional social media network (e.g. XING, LinkedIn, StepStone, etc.) or we have collected permissibly from other publicly accessible sources and may process (e.g. website with application etc.)

b) Categories of personal data In line with the employment procedure the following personal data related to your application can be collected, processed and saved: Address and communication data (name, address, telephone, e-mail address, other contact details), person master data (date/place of birth, gender, nationality, marital status, legal capacity, photo), as well as information on professional qualifications, education and professional development, driving licenses and vehicle classes, Residence status or work permit. Moreover, further personal data provided to us (CV, certificates, questionnaires, interviews, previous activities) or occupational information we collected from sources (e.g. professional social media networks, website with application, etc.) you have made publicly accessible, will be processed). If provided by you voluntarily in the application letter or in the course of the application procedure, special categories of personal data (such as health data, religion, degree of disability) will also be processed. In particular by personal, telephone or written contacts initiated by you or the controller further personal data are created. This includes e.g. information on the contact channel, date, occasion and result (electronic) copies of the correspondence, as well as interview transcripts.

4. Purpose and legal basis of processing

We process the personal data mentioned in no. 3 for the purpose of your application for an employment relationship in compliance with the regulations of the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and the Federal Data Protection Act (FDPA).

a) For the purpose of the employment relationship (Art 6 paragraph 1 lit. b GDPR combined with § 26 paragraph 1 combined paragraph 8 FDPA) Personal data shall be processed insofar as it is decisive for the employment relationship.

Insofar as an employment relationship is established between you and us, we can process the personal data already provided by you further pursuant to § 26 paragraph 1 FDPA, if this is required for the realization or termination of the employment or for exerting or fulfilling rights and obligations of representing the interests of employees resulting from legislation or a collective agreement, a works or company agreement.

In the context of your application we shall be entitled to contact you under the data provided by you.

b) On the basis of your consent (Article 6 paragraph 1 lit. a GDPR combined with § 26 paragraph 2 FDPA) Provided that you have given us your consent to process personal data in line with the application procedure for certain purposes, the processing shall be legitimate on the basis of your consent. A given consent may be revoked at any time. Please note that the cancellation will only be valid for the future. Processing made before the cancellation shall not be affected. You may request an overview of the status of the contents you have given at any time.

c) On the basis of your consent for special categories of personal data (Article 9 paragraph 2 lit. a GDPR combined with § 26 paragraph 2 FDPA) The processing of special categories of personal data (e.g. health data) shall be based on your consent pursuant to Art 9 paragraph 2 lit. a GDPR combined with § 26 paragraph 2 FDPA, unless legal permissions such as Art 9 paragraph 2 lit. b combined with § 26 paragraph 3 FDPA are pertinent.

d) Due to compliance with legal obligations (Article 6 paragraph 1 lit. c GDPR combined with § 26 paragraph 2 FDPA) Your data is also processed in order to fulfill our legal obligations as an employer with regard to tax and social security law. On the basis of Art. 9 paragraph 2 lit. b GDPR combined with § 26 paragraph 3 FDPA also includes the processing of special personal data in accordance with Art. 9 paragraph 1 GDPR, insofar as this is for the exercise of rights or the fulfillment of legal obligations from labor law, the right to social security and social protection (e.g. providing health data to health insurance companies, recording the severely disabled person to grant additional leave and determination of the severely disabled person’s tax). The processing of health data can also be used to assess the ability to work according to Art. 9 paragraph 2 lit. h combined with § 22 paragraph 1 FDPA may be required.

Due to legal requirements, in particular according to § 257 of the German Commercial Code (HGB) and § 147 of the German Tax Code (AO), the Controller is obliged to store and store business documents and data for several years. In addition, all access to the communication systems are logged, stored and evaluated as needed to meet legal requirements and ensure information security. In the event of disclosure for reasons of data protection, freedom of information or other laws, legal proceedings or investigations by supervisors, data subjects must assume that e-mails, text messages, voicemail or other electronic communications can be accessed, read, heard or disclosed by third parties, if they are relevant to the questions examined.

e) For the purposes of the legitimate interests (Article 6 paragraph 1 lit. f GDPR) To protect justified interests of us or a third party the processing of data submitted by you can be required for the following reasons:

Defense of asserted claims from the employment relationship
Burden of proof in a process pursuant to the General Equal Treatment Act (GETA)
Reconciliation with so-called EU terror lists pursuant to the European anti-terror regulation 2580/2001 and 881/2002 to ensure that no funds or other economic resources are provided for terrorist purposes
Prevention of crimes
Video surveillance for preserving the domiciliary right, collecting evidence in the event of crimes
Building and office security precautions
Measures for assuring the domiciliary right
Risk control within the corporate group
Own statistical purposes with anonymous data (e.g. studies as to the behavior of employees)
Safeguarding IT security and IT operations: The personal data resulting from the use of the IT systems, e-mail, internet and telephony services is generally not used for performance and behavioral control. The legal basis for the processing of personal data to ensure the proper operation of e-mail / internet services is the legitimate interest of the Controller. The recorded protocol and connection data are used exclusively for billing internet use, ensuring system security, defending and / or analyzing cybercrime, controlling network load balancing and network optimization, analyzing and correcting technical errors, and disruptions, abuse control and suspected criminal offenses. The processing of the stored personal data, with the exception of the data collected by the legally required archiving, will be restricted after approx. 6 months. The data is only part of the long-term archiving.

5. Recipients of data

Within the controller those persons and entities shall be granted access to your data which are required by them to make a decision and to comply with our (pre-) contractual and legal obligations.

If we are not able to offer you a position to be filled, but think that your application could be of interest for future positions within the group due to your profile, we will forward your personal application data to other companies related to us, provided that your express consent is at hand.

With regard to data transfer to recipients outside the controller it must be considered first of all that we will only transfer information about you if provided by legal stipulations, you have given your consent and/or processors commissioned by us guarantee that the requirements of the EU GDPR and the Federal Data Protection Act are complied with and this is required for constituting an employment relationship. Under these conditions the recipients of personal data may for instance be:

Public bodies and institutions in the circumstances of a statutory or official obligation
Processors to which we submit personal data for the application procedure. In detail: Providers of applicant management systems, support/servicing of EDP/IT applications, compliance services, data destruction, risk controlling, website management incl. host provider.

Further data recipients may be those entities for which you have given the consent to data transfer.

6. Data transfer to third countries or international organisations

Data transfer to countries outside the EU or EEA (so-called non-member countries) shall only take place if it is required for the constitution of an employment relationship, is statutory, you have given us your consent or in line with order processing. If service providers are employed in a non-member state, these shall be obliged to the compliance with the data protection level in Europe in addition to written instructions by the agreement of EU standard contractual clauses.

7. Term of data storage

We will save your personal data as long as required for the decision on your application. Insofar as an employment relationship between you and us is not established, we will delete your personal data 6 months upon termination of the application procedure. This shall not be applicable if legal stipulations are opposed to the deletion or another saving for the purpose of argumentation for defending possible legal claims is required or you have given your consent to longer saving. If we are not able to offer you a position to be filled, but think that your application could be of interest for future job offers due to your profile, we will process your personal application data 24 months in our applicant database, provided your consent is at hand.

8. Data protection rights of the data subject

Depending on the situation you, as an applicant, will have the following data protection rights on a case-by-case basis. Please do not hesitate to contact us or our data protection officer as to the assertion of such rights.

a) Right of access by the data subject (Art. 15 GDPR) You are entitled to access your personal data processed by us, as well as demand access to your personal data and/or copies of these data. This shall include information about the purpose of processing, the categories of the data concerned, its recipients and the recipients or categories of recipient to whom the personal data have been or will be disclosed, where possible, the envisaged period for which the personal data will be stored, or, if not possible, the criteria used to determine that period. The restrictions of § 34 FDPA shall apply.

b) Right to rectification (Art. 16 GDPR) You shall have the right to obtain from us without undue delay the rectification of inaccurate personal data concerning you. Taking into account the purposes of the processing, you shall have the right to have incomplete personal data completed (also by means of providing a supplementary statement).

c) Right to erasure (Art. 17 GDPR) You shall have the right to obtain from us the erasure of personal data concerning you without undue delay and we shall have the obligation to erase personal data without undue delay where one of the following grounds applies:

The personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected or otherwise processed
You revoke consent to the processing and where there are no other primary legitimate reasons for the processing
The personal data have been unlawfully processed
The personal data must be erased for compliance with a legal obligation in Union or Member State law to which we are subject. This shall not apply for compliance with a legal obligation which requires processing by Union or Member State law to which we are subject or for the establishment, exercise or defense of legal claims The restrictions of § 35 FDPA shall apply.

d) Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR) You shall have the right to demand restriction of processing where one of the following applies:

The accuracy of the personal data is contested by you for a period enabling us to verify the accuracy of the personal data
The processing is unlawful and you oppose the erasure of the personal data and request the restriction of their use instead
We no longer need the personal data for the purposes of the processing, but they are required by you for the assertion, exercise or defense of legal claims.
You have objected to processing pending the verification whether the legitimate grounds on our part override yours. Where processing has been restricted, such personal data shall, with the exception of storage, only be processed with your consent or for the establishment, exercise or defense of legal claims or for the protection of the rights of another natural or legal person or for reasons of important public interest of the Union or of a Member State. If you have obtained restriction of processing we shall inform you before the restriction of processing is lifted.

e) Right to data portability (Art. 20 GDPR) You shall have the right to receive the personal data provided by you, in a structured, commonly used and machine-readable format.

f) Right to object (Art. 21 GDPR) As far as the processing is based on Art. 6 paragraph 1 lit. e and lit. f GDPR, you shall at any time have the right to object on grounds relating to your particular situation, to the processing of these personal data. We will then no longer process these personal data, unless we are able to prove compelling legitimate reasons for the processing that override your interests, rights and freedoms or the processing is for asserting, exercise or defense of legal claims.

g) Right to withdraw (Art. 7 paragraph 3 GDPR) Where processing is based on consent, you shall be entitled to withdraw consent at any time. The withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal. Please do not hesitate to contact our data protection officer at any time under the aforementioned data.

h) Right to complaint (Art. 13 paragraph 2 lit. d GDPR and Art. 77 GDPR combined with § 19 FDPA) Without prejudice to any other administrative or judicial remedy, you shall have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence, place of work or place of the alleged infringement if you consider that the processing of personal data relating to you infringes the GDPR.

9. Obligation to provide data

Within the context of your application you must provide the personal data required for the handling of the application procedure and assessment of aptitude. Without these data we cannot conduct the application procedure nor make a decision on the establishment of the employment relationship.

10. Automated decision making (including profiling)

There will be no automated individual decision making in terms of Art. 22 GDPR, i.e. the decision on your application is not exclusively based on automated processing.

Version: April 2025

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